يتم إنشاء المستندات باستمرار داخل الشركة، من كتابة بريد إلكتروني، إلى إنشاء عقد، إلى كتابة محاضر الاجتماعات والتقارير. لجعل حياتك أسهل ولتحسين الكفاءات التنظيمية في مؤسستك، غالبًا ما تقوم بإنشاء نماذج. قد يكون من الصعب للغاية الاحتفاظ بالنماذج محدثة ومتوافقة، وقد يكون من الأصعب التأكد من أن المستخدمين لا يستخدمون سوى أحدث الإصدارات.
هناك طريقة واحدة فقط لإيقاف تعرض نشاطك التجاري للمخاطر أو تلف العلامة التجارية من النماذج غير الصحيحة أو القديمة، وذلك باستخدام نظام سمارت لإدارة الوثائق. هو ذلك بالضبط. باستخدام نظام سمارت لإدارة الوثائق، يمكنك مركزية جميع النماذج للوثائق شركتك أو قسمك في مستودع سهل الاستخدام، ومن هنا يمكنك إدارتها جميعًا. يسمح لك سمارت لإدارة الوثائق بالتحكم في من يمكنه الوصول وحتى تغيير نماذج الشركة أو القسم بأكمله. ونظرًا لأن جميع النماذج الخاصة بك مخزنة في نفس المكان، فلن يحتاج المستخدمون إلى إضاعة الوقت والجهد في البحث حول شبكتك للحصول على أحدث إصدار من النموذج؛ بدلاً من ذلك، يمكنهم العمل براحة وثقة.